[BLOG] 5 Tips om het wegduiken in je team aan te pakken!
Kan Moniek het wegkijkgedrag in haar team stoppen?
Teams waarin bijna niemand zich uitspreekt tijdens een vergadering, teamleden die nauwelijks met elkaar praten: als teamleider kun je je er behoorlijk mee in je maag zitten. Want hoe doorbreek je zo’n patroon?
Ik ga op bezoek bij het team van Moniek. ‘Mijn teamleden zijn net los zand, hoe zorg ik dat ze weer samen optrekken?’
Manager Moniek belt mij op over hoe moeilijk zij het vindt dat haar teamleden volledig langs elkaar heen werken. ‘Niemand spreekt zich uit.’ Ze zucht hoorbaar…'
"Ik weet niet meer hoe ik mijn team gemotiveerd krijg.”
Is de Heisessie succesvol?
Een week later leidt Moniek een heimiddag met haar team. Ik ben erbij aanwezig, doe niet mee, observeer.
Eén voor één presenteren de teamleden hun plannen. Al snel blijkt dat de plannen onderling bijna geen enkele samenhang hebben.
Het afgesproken format is door vier van de zes teamleden niet, of slechts half gebruikt. En ook onderling vooroverleg is er niet geweest.
Petra is net als Martijn een van de twee teamleden die wel het format hebben gebruikt. Zij neemt na de laatste presentatie voorzichtig het woord en zegt met zachte stem:
"Goh, ik merk dat we allemaal wel heel verschillende plannen hebben gemaakt…"
Vervolgens blijft het een tijdje stil. Moniek zucht en checkt ondertussen een berichtje op haar telefoon.
Dan kijkt ze op en zegt: ‘Mooi, als verder niemand iets heeft, dan bedank ik iedereen voor zijn inzet.’
Wat is hier aan de hand?
Met regelmaat kom ik bij teams over de vloer en dan kijk ik vaak eerst een keertje mee. Om te zien hoe in een team de dynamiek is, de interactie, de wijze van communiceren.
Heel verschillende teams, binnen bijvoorbeeld de zorg of het onderwijs, in gemeenteland, het MKB of de IT. En ik zie dan vaak dezelfde patronen.
Bijvoorbeeld teams die zichzelf gevangen houden in vervelende, niet-constructieve interacties. Of teams die bijna niet met elkaar communiceren, waar bijna niemand zich uitspreekt.
Iedereen heeft er last van, en toch pakt niemand het aan. Want ja, hoe krijg je zoiets bespreekbaar? En wie zou dat dan kunnen doen?
Ik kijk mee om te zien welke patronen er zijn die helpen en die zeker niet helpen of juist remmen. En bespreek wat je daarmee kunt doen als manager of teamleider, én als teamlid.
Feitelijk is er in dit team van Moniek niet zo heel veel aan de hand dat niet te repareren valt. Alleen gebeurt dit niet, waardoor het team steeds verder uit het lood slaat.
Ik maak daarom ook in dit team de patronen zichtbaar, zodat de impliciete boodschappen achter de communicatie komen bovendrijven.
Hier gaan we vervolgens mee aan de slag.
Eerst de feiten op een rij:
- er is een afspraak gemaakt;
- die is door vier van de zes teamleden niet nagekomen;
- en als Petra dit voorzichtig bespreekbaar probeert te maken;
- laat de zwijgende meerderheid haar in de stilte bungelen.
Manager Moniek bekrachtigt dit door niks te zeggen:
- niks over het afwijken van het format (impliciete boodschap: afspraken hoef je niet op te volgen);
- niks over het feit dat Petra zich uitspreekt (impliciete boodschap: uitspreken leidt tot jezelf buiten de groep plaatsen);
- niks over het feit dat anderen niet ingaan op Petra's poging tot gesprek (impliciete boodschap: wegduiken mag, ik houd je niet verantwoordelijk).
Coaching
In de auto vraag ik Moniek wat zij anders had kunnen doen op de heimiddag?
"Ik had natuurlijk kunnen doorpakken op Petra's opmerking."
"Ja, zeker" zeg ik, "en hoe dan?"
"Bijvoorbeeld door te vragen of anderen Petra's opmerking herkenden? Maar ja, dan antwoordt er natuurlijk weer niemand en blijft het ook bij mij stil."
Moniek ziet dus wel mogelijkheden, en wil zich uitspreken. Vervolgens haalt ze die direct weer onderuit door zelftwijfel.
En dus bevestig ik haar goede ingeving voor de positieve interventie in haar team om zich te gaan uitspreken en de discussie te verbreden:
"Ja, zo’n vraag in het team leggen naar de beleving van anderen zou een hele mooie actie zijn. Daarmee verbreed je het naar het hele team, en haal je het weg van alleen Petra."
En geef ik haar nog een tip. Een tip waardoor ze Petra bevestigt in haar positieve gedrag en ook de anderen aangeeft wat voor gedrag zij eigenlijk van hen verwacht:
"En Petra ook expliciet complimenteren dat ze zich uitspreekt."
Ik vraag haar na te denken over wat ze nog meer zou kunnen doen om het ontwijkende gedrag van haar teamleden om te buigen naar positieve interactie.
"En wat zou je tegen dat zwijgen kunnen doen, want dat vind je vervelend, toch?"
Moniek: "Ik kan iemand gericht bevragen, z’n naam noemen? Bijvoorbeeld van Martijn, die zich ook aan het format hield?"
En daarmee pakt Moniek verder door op het verbreden van de discussie, en kan ze het wegkijkgedrag in haar team op positieve wijze een halt toeroepen.
Namelijk door gericht iemand naar zijn mening te vragen en zich te laten uitspreken. Een gerichte en persoonlijk manier van het verbreden van de discussie in het team.
Zo vervolgen wij ons gesprek en de weg naar huis.
Voor Moniek is het duidelijk dat zij zelf onderdeel is van de dynamiek, van het probleemgedrag, en ook van de oplossing.
Dat doordat zij zich niet uitspreekt, haar teamleden dit natuurlijk ook niet doen.
Dus als zij dat wel gaat doen, er ook voor haar team andere uitkomsten mogelijk zijn.
Ze heeft al wel een idee heeft wat haar volgende actie in haar team wordt. En voelt daar ook energie bij, positieve energie!